6 Produktivitätstipps, die Dir helfen, wenn Du Dich parallel zum bisherigen Job selbständig machen willst

Produktivitätstipps
 

Gerade wenn Du nicht über grenzenlose Geldreserven verfügst, ist es für Dich vermutlich eine sinnvolle – und vielleicht sogar die einzige – Option, das selbständige Business parallel zum Weiterarbeiten in Deinem bisherigen Job aufzubauen. Und eine ganz ähnliche Situation hast Du natürlich auch, wenn Du neben diesem Aufbau noch eine Haushalt führen musst, vielleicht sogar mit Kindern, um die Du Dich kümmern musst.

Damit das funktionieren kann und Du beides parallel unter einen Hut bringst, Dich dabei aber nicht völlig aufreibst, gibt es eigentlich nur eines: Du musst mit Köpfchen an diese Herausforderung herangehen. Oder wie es im Englischen so schön heißt: „Work smarter, not harder.“

Nun gibt es Listen wie „Die 999 besten Produktivitätstipps“ im Internet mittlerweile fast häufiger als Influenza-Viren in einer Kinderkrippe, und ich selber überfliege sie meistens nur noch. Also will ich Dich hier ebenfalls nicht mit einer endlosen Liste quälen, sondern beschreibe Dir lediglich die sechs Ansätze, die mir selber wirklich helfen und die ich tatsächlich mittlerweile mehr oder weniger automatisch anwende, da ich die Erfahrung gemacht habe, dass sie tatsächlich funktionieren. Zumindest für mich ;-) – tatsächlich bin ich kein großer Freund von „one size fits all“, also empfehle ich Dir, bewusst zu auszuprobieren, was hiervon auch für Dich funktioniert. Und diese Ansätze dann auch für Dich zu einer Gewohnheit zu machen.

Produktivitätstipp 1: Know your outcome!

Diese knackige Formulierung stammt vom amerikanischen Coach und Autor Tony Robbins und stellt aus meiner Sicht tatsächlich die Basis für das weitere Vorgehen dar. Es geht schlicht darum, dass Du Dir darüber klar werden musst, was Deine beruflichen und persönlichen Ziele sind und welchen konkreten Nutzen Du daraus für Dich und für Dich wichtige Mitmenschen ziehen willst.

Denn tatsächlich werden „von außen“ immer mehr potenzielle Aufgaben auf Dich hereinprasseln, als Du praktisch bewältigen kannst. Und nur wenn Du Deine Ziele und Deinen Nutzen kennst, hast Du eine Messlatte, anhand der Du prüfen kannst, ob Dich die Erledigung dieser Aufgaben voranbringt, aufhält oder gar zurückwirft.

Produktivitätstipp 2: Mach’ Dir einen Plan!

Auch wieder so ein banal klingender Punkt, aber für mich extrem wichtig. Denn ohne einen Plan werde ich immer irgendetwas tun, aber ich habe festgestellt, dass die Gefahr dann groß ist, dass ich mich nur in Schlangenlinien auf mein Ziel zubewege. Aber ich möchte mich auch nicht totplanen. Ich nutze daher für mich ein ganz simples und pragmatisches Vorgehen auf zwei Stufen:

  • Ich plane grobe Meilensteine auf monatlicher Ebene, beschreibe also für jeden Monat, welche Etappenziele ich an dessen Ende erreicht haben will. Beispielsweise: „Monat 1: Geschäftsidee und zugehöriges Geschäftsmodell sind entwickelt. Monat 2: Chancen der Geschäftsidee und des Geschäftsmodells sind geprüft. …“
    Dass eine solche Planung natürlich niemals in Stein gemeißelt sein kann, versteht sich von selbst. Nötigenfalls muss ich flexibel genug sein, meinen Plan an geänderte Gegebenheiten anzupassen.

  • Am Morgen jedes Tages (oder ggf. auch schon am Vorabend) schreibe ich mir ein bis drei Aufgaben auf eine kleine Karteikarte oder einen Zettel, die ich an diesem Tag auf jeden Fall für die Erreichung meines Ziels tun werde. Mal können das größere Aufgaben sein, wenn ich genügend freie Zeit habe. Aber manchmal, in stressigen Zeiten, sind’s auch nur ganz kleine Punkte, die ich in wenigen Minuten erledigen kann. Vielleicht nur eine Mail schreiben, die mich meinem Ziel näher bringt, oder zwei inspirierende Blog-Artikel zum Thema meiner Geschäftsidee lesen. Wichtig ist hier nicht der Größe der Aufgaben, sondern dass ich wirklich jeden Tag etwas für mein Leuchtturmziel tue. So wird mit der Zeit eine feste Gewohnheit daraus, und ich muss mich nicht alle paar Tage überwinden, mal wieder aktiv zu werden.

Produktivitätstipp 3: Kein Multitasking!

Tue Dir selbst einen Gefallen und streich diesen dümmlichen Mythos, dass Multitasking cool und effektiv sei (und dass er Frauen im Blut läge) aus Deinen Glaubenssätzen! Wenn es um Dein berufliches Traumziel geht, bremst Du Dich, wenn Du versuchst, zu viele Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Wenn Du gerade eine der ein bis drei täglichen Kleinaufgaben erledigst (siehe vorheriger Produktivitätstipp), dann kümmere Dich nur um diese Aufgabe, bis sie erledigt ist. Keine Mails zwischendurch und auch kein Facebook!

Natürlich kannst Du zwischen zwei solcher Aufgaben auch etwas anderes tun, wenn Du möchtest oder musst. Aber das Wechseln während einer Tätigkeit auf eine andere kostet Dich jedes Mal, so zeigten wissenschaftliche Untersuchungen, bis zu 20 Minuten “Umschaltzeit”, die am Ende des Tages als nicht produktiv genutzte Zeit zu Buche schlagen.

Produktivitätstipp 4: Setze die richtigen Prioritäten!

Früher war ich in praktisch allem, was ich tat, ein fürchterlicher Perfektionist. Sehr weit gebracht hat mich das jedoch nicht. Ich musste erkennen (und glaub mir: das einzusehen fiel mir wirklich nicht leicht ;-)), dass meistens diejenigen Menschen viel mehr erreichen, die ein Gespür dafür entwickelt haben, wann die Dinge, die sie taten, „gut genug“ für die Erreichung ihrer Ziele waren und die dann auch aufhören konnten. Du kennst diesen Ansatz vielleicht bereits unter dem Namen „Pareto-Prinzip“ oder „80/20-Regel“ – kurz gesagt geht es darum, dass meistens bereits 20 Prozent des Aufwands, den die Erledigung einer Aufgabe benötigt, für 80 Prozent des Erfolges verantwortlich sind. Wenn es Dir gelingt also, dieses Prinzip zu verinnerlichen und die richtigen 20 Prozent zu erkennen, kannst Du sehr viel Zeit sparen.

Ein anderer, für mich mittlerweile sehr wichtiger Aspekt, wenn es um meine Produktivität und um meine Ziele geht, ist die Unterscheidung von wichtigen und von dringenden Aufgaben – da gibt’s nämlich einen himmelweiten Unterschied: Dringende Aufgaben sind solche, die „von außen“ an uns herangetragen werden und darauf drängen, möglichst sofort beachtet zu werden. Etwa der ungelegene Telefonanruf, die Facebook-Nachricht, die unbedingt sofort beantwortet werden will oder der Arbeitskollege, der meint, ganz dringend sofort eine Auskunft zu benötigen. Wichtige Aufgaben sind hingegen solche, die Dich Deinen großen und langfristigen Zielen näher bringen. Die Dich dafür aber häufig auch nicht sofort mit einem kleinen Erfolgserlebnis belohnen. Genau hierin liegt aus meiner Sicht die Schwierigkeit, scheinbar „dringende“ Tätigkeiten auch einmal liegen zu lassen oder zu delegieren (erstaunlicherweise geht die Welt dann meistens doch nicht unter) und mich mehr und mehr auf jene zu konzentrieren, die wichtig sind und mich langfristig wirklich voranbringen. Aber ich habe festgestellt, dass es sich auszahlt :-)!

Produktivitätstipp 5: Optimiere und vereinfache Deine regelmäßigen Aufgaben!

Früher benötigte ich zur alljährlichen Zusammenstellung der Unterlagen und Zahlen für meinen Steuerberater rund zehn bis zwölf Stunden und damit mindestens einen ganzen, wertvollen Urlaubstag. Mittlerweile habe ich diesen Ablauf so vereinfacht (unter anderem durch ein standardisiertes Vorgehen, das ich Jahr für Jahr abspulen kann und durch eine simple, aber effektive Dokumentvorlage), dass das auch in gut drei bis vier Stunden geht.
Zur Beantwortung regelmäßig per Mail eintreffender, beruflicher Projektanfragen verwende ich ein Set von Textbausteinen, die ich mir erstellt habe und die ich dann nur doch sinnvoll kombinieren und um ein paar individuelle Sätze ergänzen muss.
Meine privaten Lebensmitteleinkäufe erledige ich nur noch alle ein bis zwei Wochen an einem fixen Wochentag: jede Woche einen kleinen Einkauf mit frischen Lebensmitteln, und alle zwei Wochen zusätzlich alle weiteren Dinge, die länger lagerfähig ist.
Mit dem selbstlernenden Service von Sanebox.com sorge ich dafür, dass mein Mail-Postfach immer automatisch vorsortiert und aufgeräumt ist, so dass ich meistens nur noch diejenigen Mails zu sehen bekomme, die auch tatsächlich relevant für mich sind.

Durch diese und eine ganze Reihe weiterer, so weit wie möglich vereinfachter Abläufe spare ich im Vergleich zu früher enorm viel Zeit, die ich nun für Wichtigeres nutzen kann. – Wie sieht es in Deinem Alltag aus? Welches sind bei Dir die privaten oder beruflichen, regelmäßig wiederkehrenden Tätigkeiten, die Dich viel zu viel Zeit kosten? Wie kannst Du sie vereinfachen, beschleunigen, seltener machen oder ganz delegieren?

Produktivitätstipp 6: Schärfe regelmäßig Deine Säge!

Diese Formulierung stammt aus dem Bestseller „Die 7 Wege zur Effektivität“ des Autors Stephen R. Covey. Er meint damit, dass wir unser Vorgehen regelmäßig an sich ändernde Rahmenbedingungen anpassen und optimieren und uns dazu immer wieder Inspirationen und neue Impulse von außen holen sollten.

Ich selbst nehme dazu beispielsweise mehrmals im Jahr an Seminaren teil, wie zuletzt bei Anthony Robbins und bei Thaddaeus Koroma, lese Bücher oder höre Audiobooks, die mich voranbringen, und sehe zu, dass ich immer mehr Zeit mit Menschen verbringe, die mich inspirieren und die bereits in Teilaspekten das leben, was ich erreichen will. – Wusstest Du, dass Du mit Deiner Persönlichkeit den Durchschnitt der fünf bis sechs Menschen widerspiegelst, mit denen Du in Deinem Alltag die meiste Zeit verbringst? Da lohnt es sich doch, Dir diese Menschen möglichst bewusst auszusuchen, nicht wahr ;-)?!

Fazit

Was ich Dir in diesem Artikel beschrieben habe, sind die sechs Produktivitätsprinzipien, die ich selbst praktisch täglich nutze, da sie für mich einfach funktionieren. Vielleicht gibt es für Dich weitere oder andere Prinzipien, die besser zu Dir passen. Fühle Dich in jedem Fall eingeladen, Dich bewusst mit diesem Thema zu befassen. Nicht nur einmal, sondern regelmäßig – und nicht nur darüber lesen, sondern auch anwenden ;-). Du wirst so ziemlich schnell feststellen, dass Du sehr viel mehr aus Deinen Ideen und Deinem Potenzial machen kannst, als Du Dir bisher vorgestellt hast!

Entschuldigung, Kommentare zu diesem Artikel sind nicht möglich.

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